Datenschutz für KMU: Wichtiger denn je – und was Künstliche Intelligenz damit zu tun hat

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland wird der Datenschutz immer wichtiger. Nicht nur, weil Datenschutzvorschriften wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) von großer Bedeutung sind, sondern auch, weil die Durchsetzung dieser Vorschriften zunehmend strenger wird. Ein weiterer Aspekt, der rasant an Bedeutung gewinnt, ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir aktuelle Entwicklungen im Bereich Datenschutz und KI auf und erklären, warum auch Sie als KMU besondere Aufmerksamkeit darauf legen sollten.

Europa setzt auf Durchsetzung statt Anpassung der DSGVO

Die EU-Kommission hat kürzlich klargestellt, dass sie keine Änderungen an der DSGVO plant. Stattdessen wird der Fokus auf die Verbesserung der Rechtsdurchsetzung gelegt. Für KMU bedeutet das, dass sie ihre Datenschutzpraktiken überprüfen und sicherstellen sollten, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es wird auch erwartet, dass Behörden in Zukunft noch genauer hinschauen und Verstöße konsequenter ahnden werden. Denn auch der Einsatz von KI-Technologien bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich, da hier oft große Mengen an personenbezogenen Daten verarbeitet werden können. Es ist entscheidend, dass Unternehmen sicherstellen, dass auch bei der Nutzung von KI-Systemen die DSGVO eingehalten wird. Meinen ausführlichen Beitrag zu „KI und Datenschutz: Über neue Herausforderungen und Lösungen“ finden Sie hier. Damit Sie den Prüfungen der Behörden statthalten, ist es unerlässlich, dass Sie eine Datenschutzbeauftragte haben. Sie fragen sich nun, welche Aufgaben die Datenschutzbeauftragte hat? Darauf gehen wir sogleich ein.

Die Aufgaben einer Datenschutzbeauftragten

Als Datenschutzbeauftragte stelle ich sicher, dass unser Unternehmen die datenschutzrechtlichen Vorschriften einhält. Dazu gehören insbesondere folgende Aufgaben:

• Schulung der Mitarbeiter: Ich führe regelmäßige Schulungen durch, um Mitarbeiter für den Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass sie die aktuellen Datenschutzrichtlinien kennen und anwenden.
• Überwachung der Datenverarbeitung: Ich überwache alle Prozesse, bei denen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden, und prüfe deren Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben. Dies umfasst auch die Datenverarbeitung durch externe Dienstleister.
• Dokumentation und Compliance: Ich erstelle und pflege die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen, wie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, und sorge dafür, dass Datenschutzerklärungen und interne Richtlinien stets aktuell sind.
• Beratung bei neuen Technologien: Bei der Einführung neuer Technologien oder Tools unterstütze ich das Unternehmen, indem ich datenschutzrechtliche Risiken frühzeitig identifiziere und Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken empfehle.
• Kontinuierliche Verbesserung: Ich überprüfe regelmäßig die bestehenden Datenschutzmaßnahmen und passe sie an neue Anforderungen oder technologische Entwicklungen an.

Besonders in der digitalen Welt, etwa bei Websites und Webshops, spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Gerade hier müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Erhebung und Verarbeitung von Nutzerdaten rechtskonform erfolgt und transparent kommuniziert wird. In den folgenden Abschnitten werde ich darauf eingehen, warum dies auch 2024 von zentraler Bedeutung ist.

Datenschutz für Websites und Onlineshops: Warum 2024 auch wichtig ist

Der Datenschutz im Online-Bereich bleibt auch 2024 ein Dauerbrenner. Websites und Onlineshops sammeln zwangsläufig personenbezogene Daten, sei es durch Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldungen oder Cookies. Der Einsatz von KI, beispielsweise in Form von personalisierten Angeboten oder Chatbots, erfordert eine besondere Aufmerksamkeit beim Datenschutz. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie transparente Informationen über die Datenerhebung bereitstellen und den Nutzern die Möglichkeit geben, ihre Zustimmung zur Datenspeicherung und Verarbeitung zu erteilen oder zu verweigern. Ein aktueller Fall aus Spanien zeigt, dass die Nichteinhaltung dieser Vorgaben zu empfindlichen Strafen führen kann, wie eine Geldstrafe von 3.000 €, die wegen unzureichender Cookie-Informationen verhängt wurde.

Aktuelle Datenschutz-Entscheidungen und ihre Bedeutung für KMU

Die jüngsten Entscheidungen von Datenschutzbehörden zeigen, dass die Entscheidung der EU-Kommission auch zu den nationalen Datenschutzaufsichtsbehörden durchdringt:

• Hamburg: Eine Kindertagesstätte wurde mit einem Bußgeld belegt, weil sie sensible Daten ungesichert entsorgt hatte. Dies zeigt, wie wichtig es ist, den gesamten Lebenszyklus von Daten, einschließlich ihrer Vernichtung, zu kontrollieren.
• Brandenburg: Ein Verein machte persönliche Daten seiner Mitglieder öffentlich zugänglich und wurde dafür bestraft. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit, Zugangsrechte zu sensiblen Daten strikt zu kontrollieren.
• Spanien: Ein Websitebetreiber erhielt eine Strafe, weil er keine ausreichenden Informationen über Cookies bereitstellte. Auch hier zeigt sich, wie wichtig die Transparenz bei der Datenerhebung ist.
• Frankreich: Die Behörde verhängte mehrere Bußgelder wegen unzureichender Möglichkeiten zur Ablehnung von Cookies.  

Blick in die Zukunft: Der AI Act und seine Bedeutung für KMU

Mit dem vollständigen Inkrafttreten des EU AI Act im August 2026 wird der Umgang mit Künstlicher Intelligenz in Unternehmen weiter reguliert. Der AI Act legt strenge Vorgaben für den Einsatz von KI-Systemen fest, insbesondere in Bereichen, die als hochrisikoreich eingestuft werden. KMU, die KI-Technologien nutzen oder planen, diese einzusetzen, müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den neuen Anforderungen entsprechen. Dies betrifft nicht nur technische Standards, sondern auch die Art und Weise, wie Daten gesammelt, verarbeitet und geschützt werden. Mehr dazu auf dem SCALELINE Datenschutz Blog.

Datenschutz nicht länger auf die lange Bank schieben

Für KMU wird der Datenschutz in den kommenden Jahren nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern auch aufgrund des wachsenden Einsatzes von Künstlicher Intelligenz zunehmend komplexer und wichtiger. Es ist entscheidend, sich frühzeitig auf die strenger werdenden Vorschriften vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Kombination aus DSGVO und AI Act wird maßgeblich beeinflussen, wie Unternehmen in Europa mit Daten umgehen und auch ihren wirtschaftlichen Erfolg beeinflussen. Schieben Sie den Datenschutz nicht mehr auf die lange Bank: Mit SCALELINE Datenschutz.

Zur Autorin (Gastbeitrag)

Mag. Elisa Drescher ist Juristin, zertifizierte Datenschutzbeauftragte und Co-Gründerin von SCALELINE Datenschutz, einer Unternehmensberatung für Datenschutz und KI-Compliance für KMU aus dem gesamten DACH-Raum.